این متن برای آشنایی با مفاهیم بودجه‌بندی در شرکتهای پخش در پاسخ به سؤالات ذیل می‌تواند برای مشاوران سازمانی در شرکتهای پخش، مدیران ارشد و مدیران فروش،سرپرستان فروش مفید واقع شود. سعی شده که در این متن با مثال‌های از شرکتهای پخش مواد غذایی به توسعه برخی از مفاهیم کمک گردد.
۱- رابطه بین طرح توجیهی تأسیس شرکت پخش مواد غذایی با بودجه‌بندی چست؟
۲-هدف از تنظیم بودجه‌بندی در شرکتهای پخش چیست؟
۳-رابطه بین اهداف بلندمدت سازمان با بودجه‌بندی چیست؟
۴-روش‌های پیش‌بینی بودجه چیست؟
۵-فرایند بودجه‌بندی در شرکتهای پخش چگونه است؟
۶-جدول بودجه‌بندی شرکت‌ها مواد غذایی از چه اجزایی تشکیل‌شده است؟
۷-روش‌های بودجه‌بندی در شرکتهای پخش کدام است؟
۸-تفاوت بودجه عملیاتی با بودجه مالی چیست؟- بخش دوم
۹-تفاوت بودجه جامع در شرکتهای پخش با سایر روش‌های بودجه‌بندی چیست؟ بخش دوم
۱۰-بودجه عملیاتی، بودجه فروش، بودجه خرید کالا، چه تفاوتی باهم دارند؟- بخش دوم
۱۱-کنترل بودجه‌ای چیست و چه چگونه انجام می‌شود؟ بخش دوم
دنیای کسب‌وکار مؤلفه‌های پیچیدگی،عدم قطعیت، ابهام در حال افزایش است، به‌گونه‌ای که می‌توان گفت ما در دنیای VUCA زندگی می‌کنیم که این ویژگی‌ها بر تمامی حوزه‌های و مؤلفه هان پیشران‌های جهان تأثیرگذاراست.[su_note note_color=”#feff66″]آینده ما به تصمیمات امروزمان بستگی دارد، یعنی آینده ما بر اساس محدودیت‌های که تصمیمات برایم ایجاد می‌کند خلق می‌شود.[/su_note]
شرکتهای پخش که وظیفه حمل و قرار دادن محصول را در شلف مشتری بر عهده‌دارند و در اکو سیسم جامعه و شرکتهای تولیدی فعالیت مینمانید باید دارای اهداف مشخص و روشمند در اجرای سیاست‌های کاری خود باشند. در غیر این صورت در منجلاب هزینه و سردرگمی غرق خواهند شد.
مثال‌های واقعی در کسب‌وکار از به‌کارگیری درست یک استراتژی و به دست آوردن نتایج نادرست
شرکت پخش مواد غذایی که با افزایش کد کالایی نه‌تنها به سودآوری نرسید، بلکه به علت افزایش هزینه‌های عملیاتی دچار زیان شد.
شرکت پخش مواد غذایی که با افزایش مارژین محصولات برای مشتری نه‌تنها سود نکرد، بلکه دچار زیان شد.
شرکتهای پخش مواد غذایی که با افزایش درصد پوشش بازار دچار زیان شد.
که در نگاه اول شرکت پخش و توزیع کالا، نباید با انتخاب این استراتژی دچار ضرر و زیان می‌شدند ولی به علت اینکه تحلیل درستی از هزینه‌ها و درآمدهای نداشتند به ورطه زیان کشیده شدند.
شرکتهای پخش مواد غذایی به علت اینکه از مارژین(مارجین- حاشیه سود)پایین‌تری نسبت به سایر شرکتهای پخش از قبیل(شرکتهای شوینده و آرایشی بهداشتی و دارویی) برخوردارمی‌باشند، همچنین ازنظر فسادپذیری کالایی هم دارای ریسک بالاتری نسبت به شرکتهای پخش ذکرشده هستند، اهمیت داشتن بودجه شفاف و مشخص به تفکیک مراکز عملیاتی و ستادی پشتیبانی بسیار مهم است.
چرا بودجه‌بندی در شرکتهای پخش مهم است؟
۱-شناسایی فرصت‌ها و تهدیدهای محیطی و سازمانی در جهت نیل به اهداف بلندمدت تعیین‌شده.
۲-تعیین فاصله بین عملکرد واقعی و پیش‌بینی انجام‌شده در برنامه‌های جاری و عملیاتی.
۳-استفاده بهینه و اثربخش از منابع (انسانی- لجستیک- فناوری اطلاعات- زیرساخت‌ها).
۴-پیوند برنامه‌های بلندمدت با فرایندهای عملیاتی.
۵-مشخص نمودن رابطه بین هزینه، درآمد، سود برای هر فعالیت در واحدهای فروش، توزیع، مالی، اداری پشتیبانی
تعریف بودجه ریزی چیست؟ کجا به برنامه ریزی نیاز دارم و کجا به بودجه ریزی؟
۲- رابطه بین طرح توجیهی تأسیس شرکت پخش مواد غذایی با بودجه‌بندی چست؟
در زمان ارائه طرح توجیهی یا Feasibility Study بودجه منسجم یکی از عناصر مهم در توجیهی پذیری طرح است به این معنی که هرچقدر بودجه‌بندی جامع‌تر نوشته‌شده باشد، بین اهداف بلندمدت، استراتژی شرکت و بودجه رابطه معنادارتری وجود دارد. این موضوع می‌تواند در موفقیت و جذب سرمایه‌گذار نقش بسزایی را بازی نماید.
۳- هدف از تنظیم بودجه‌بندی در شرکتهای پخش چیست؟
۱-۳- تعیین استاندارد شاخص‌هایی برای اندازه‌گیری عملکرد در سطح شرکت،شعب توزیع(واحدهای عملیات توزیع، واحد پشتیبانی).
۲-۳-ارائه روش مدون و مشخص جهت حل مسائل در برنامه‌ها و روش‌ها های رسیدن به اهداف سازمان.
۳-۳- تشویق کارکنان به استفاده بهینه از امکانات و منابع (کاهش هزینه و افزاش درآمد).
۴-۳-ارزیابی منظم واحدهای در شرکت ازنظر اثربخشی فعالیت.
۵-۳-کمک به مدیران ارشد و مدیران اجرایی در هنگام تصمیم‌گیری در خصوص برنامه‌ها و طرح‌های بازار.
۶-۳- ایجاد استاندارد عملکرد برای شعب توزیع و در راستای عملکرد بالاتر و مؤثرتر.
۴-رابطه بین اهداف بلندمدت سازمان با بودجه‌بندی چیست؟
داشتن یک برنامه استراتژی موفق نمی‌تواند دلیل بر اجرای موفقیت‌آمیز آن باشد، چه‌بسا مدیران شرکت تأکید زیادی بر تدوین یک استراتژی کامل و کارا و موفق می‌نمایند، اما از نوشتن یک بودجه جامع که پیونددهنده بین برنامه‌های بلندمدت با برنامه‌های اجرایی و عملیاتی باشد، عاجز و غافل هستند.
به‌طور مثال شرکتی که در برنامه بلندمدت خود کسب جایگاه سوم در بازار داخلی را هدف قرار داده که نیازمند درصد بالایی پوشش مشتری در سطح کشور هست و الزام جذب و بکار گیری منابع لجستیکی و منابع انسانی کارآمد جهت پوشش توزیع کالای مناسب در سطح کشور لازم است، اما در برنامه بودجه به‌گونه‌ای عمل می‌نماید، که تأکید بر سودهای کوتاه‌مدت و اهداف کوتاه‌مدت در آن دیده می‌شود.(اختلاف بین اهداف بلندمدت و بودجه)
لذا در برنامه بودجه‌بندی باید هدف‌های سالیانه واحدهای عملیات و واحدهای پشتیانی برحسب کمیت، کیفیت، زمان، هزینه به تفکیک بر مبنای فعالیت مشخص باشد و رابطه آن با برنامه‌های بلندمدت قابل مشخص شود.
۵-روش‌های پیش‌بینی چیست؟
روش‌های مختلفی برای پیش‌بینی بودجه وجود دارد(تصمیم‌گیری در خصوص وضعیت آینده ) می‌توان برخی از این روش‌ها اشاره کرد:
۱-روش پیش‌بینی قضاوتی شامل( روش دلفی و روش توافق جمعی).
۲-روش پیش‌بینی بر مبنای عملکرد گذشته شامل (پیش‌بینی کوتاه‌مدت از اطلاعات و آمار گذشته با استفاده از احتمالات).
۳-پیش‌بینی علت و معلولی با وزن دهی به عوامل مختلف و تأثیرگذار.
۵-فرایند بودجه‌بندی در شرکتهای پخش چگونه است؟
بودجه معمولاً برای دوره‌ای از زمان تهیه می‌شود، که متداول‌ترین این دوره یک‌ساله در نظر گرفته می‌شود.
بودجه‌بندی از دو قسمت اصلی تشکیل‌شده است:
۱-طرح‌ریزی : شامل تدوین بودجه
۲-کنترل : مقایسه‌ای بین عملکرد واقعی و برنامه را با نظارت بر عملیات با اتخاذ تدابیر اصلاحی فراهم می‌آورد.
۵-فرایند بودجه‌بندی شامل چه مراحلی است:
۱-۵-تشکیل کمیته بودجه :
وظایف این کمیته شامل تدوین اهداف، تنظیم برنامه، هماهنگی بین واحدها و در صورت بروز تضاد و تعارض وظیفه حل و تصویب نهایی بودجه را بر عهده دارد،که متشکل از مدیران ارشد سازمان می‌باشد.
۲-۵-مشخص نمودن دوره بودجه :
که در شرکتهای پخش عموماً پایان سال را مبنا ارائه صورت‌های مالی خود می‌دانند، اما امکان دارد، که این تاریخ متناسب باسیاست شرکت داری تاریخ متفاوتی غیر از پایان سال باشد، اما به جهت انطباق با عملکرد سال‌های قبل یک‌بار تاریخ یک‌بار قابل‌تعیین می‌گردد.
۳-۵-تعیین استراتژی تدوین بودجه :
استراتژی و جهت کلی بودجه را در سال آینده مشخص می‌کند.ب ه طور مثال
۱-افزایش سهم ۲۰ درصدی در کانال خرده‌فروشی.
۲-افزایش تعداد کد کالایی عرضه‌شده به میزان ۲۰ درصد.
۳-کاهش هزینه‌ای عملیاتی به میزان ۱۰ درصد.
و…
۴-۵-تدوین بودجه اولیه :
بودجه اولیه شامل بودجه فروش توسط مدیران واحد فروش تدوین می‌گردد، مسئولیت تدوین بودجه ازنظر میزان درآمد، سودآوری، هزینه‌ای در واحدهای عملیاتی صورت می‌گیرد.
۵-۵- مذاکرات بررسی و تصویب:
در این مرحله که به مرحله چانه‌زنی بودجه‌بندی است، هر واحد باید از پیش‌بینی عملکرد خود در سال آینده شامل (هزینه، درآمد، سود) که منطبق با استراتژی کلان سازمان تنظیم‌شده است، دفاع نماید.
در این پیش‌بینی باید هم ازنظر اخلاق حرفه‌ای (نگاه به منافع سازمان) و هم‌درجه دشواری اهداف بودجه (ایجاد انگیزه برای دستیابی به اهداف با پتانسیل واقعی منابع حاضر) رعایت انصاف در نظر گرفته‌شده باشد.
۶-۵- تجدیدنظر بودجه
بعد از بررسی، نقد نظرات با در نظر گرفتن منافع سازمان در خصوص برخی از عوامل و مقادیر تجدیدنظر اصلاح و تصویب نهایی صورت می‌گیرد.
۶-روش‌های بودجه‌بندی چیست ؟
شامل روش های
۱-رویکرد بودجه بر مبنای سال قبل- روش سنتی
که بر اساس نتایج مالی سال گذشته محاسبه می‌گردد، به ۲ روش انجام می‌گیرد:
ا- روش طبقات ساده(در نظر گرفتن درصدی رشد برای تمام سرفصل‌های بودجه) ۲- روش تحلیل طبقات(تجزیه‌وتحلیل عوامل تأثیرگذار بر بودجه و وزن دهی به آن‌ها).
۲-بودجه‌بندی بر مبنای صفر
در این روش باید تمام فعالیت‌ها از نقطه صفرتا پایان مشخص می‌گردد، در هر گام سهم هزینه و درآمد تعیین می‌شود در این روش مدیران به تجزیه‌وتحلیل عملکرد سال قبل بیشتر توجه خواهند داشت.
۳-بودجه‌بندی بر مبنای فعالیت
در این روش بودجه بر اساس هر فعالیت و محرکی که هزینه زا و درآمدزا باشد تقسیم‌بندی می‌گردد واحد عملیات باید مبنای تمام فعالیت‌های خود را مشخص نماید،این فعالیت‌ها شامل سطح کالایی، کانال فروش، گروه مشتری، و…تقسیم‌بندی می‌گردد.
تفکیک هزینه به مخازن هزینه انجام می‌شود، به‌گونه‌ای که سهم از کدام از مخازن هزینه بر فرایند عملیات مشخص می‌گردد. به‌طور مثال سهم خرید ارسال کالا، سهم انبارداری و نگهداری، سهم ارسال و بارگیری،سهم سفارش گیری، سهم پشتیبانی و سهم کانال مشتری از هزینه مشخص می‌گردد، در این روش می‌توان به‌خوبی رابطه بین فعالیت‌های استراتژیک و عملیات را متوجه شد و درجه انحراف از برنامه به تفکیک فعالیت نمایان می‌شود.
۴-روش بودجه‌بندی منعطف
شرکتهای پخش با در نظر گرفتن درجه‌ای از انعطاف‌پذیری در بودجه در صورت تغییر در مقادیر به با تبدیل آن مقادیر، در دوره موردنظر بودجه را تنظیم می‌نمایند. در این نوع نگاه بودجه‌بندی متشکل از یک جزء ثابت و یک جز متغیر تشکیل می‌گردد.
۶-جدول بودجه‌بندی شرکت‌ها مواد غذایی از چه اجزایی تشکیل‌شده است؟
طرح ریزی و بودجه بندی منابع برای پروژه های کوچک
جدول شامل اجزای ذیل است:
۱- بودجه عملیاتی:
درهشت بخش تنظیم می‌گردد.
۲- بودجه مالی :
در دو بخش تنظیم می‌گردد.
۱-۱-بودجه فروش :
بودجه فروش که یک از پایه‌های اصلی بودجه را در شرکتهای پخش مواد غذایی تشکیل می‌دهد در بودجه فروش بر اساس مقادیر فروش، سطوح موجودی‌ها، ترکیب کالایی، ترکیب عوامل خرید، ترکیب کانال‌های فروش، گروه مشتریان، الگوی فروش،مراکز توزیع و نمایندگی‌ها مشخص می‌شود.
واحد عملیات فروش برای پیش‌بینی بودجه فروش می‌تواند از روش‌های ذیل استفاده نماید
الف- پیش بینی فروش بر مبنای تخمین فروش هر فروشنده، کانال فروش، نرخ رشد فروش(پتانسیل عملیات فروش) و روندهای گذشته انجام دهد.
ب- بر اساس تحلیل‌های آماری با در نظر گرفتن وضعیت اقتصادی و کشش بازار و پتانسیل منطقه توزیع انجام گیرد.
ج-تحلیل عوامل مؤثر بر فروش شامل میزان خرید از تأمین‌کننده، جذب تأمین‌کننده جدید، پیش‌بینی گرایش به فروش‌های اعتباری، حضور در مراکز خاص، و فروشگاه‌های زنجیره‌ای و..انجام گیرد.
تحلیل باید سه بخش مهم شامل حجم فروش، ترکیب کالایی، پیش‌بینی قیمت فروش به‌درستی تعیین و محاسبه نماید.[su_note note_color=”#feff66″]آینده ما به تصمیمات امروزمان بستگی دارد، یعنی آینده ما بر اساس محدودیت‌های که تصمیمات برایم ایجاد می‌کند خلق می‌شود.[/su_note]
۲-۱-بودجه موجودی آخر دوره:
این موجودی ازلحاظ تأثیر در سود و زیان، تأثیر بر قیمت تمام‌شده محصول فروش رفته و همچنین در ابتدای دوره جدید مهم است. از نگاه هزینه‌ای شامل هزینه نگهداری- سفارش- ضایعات حین نگهداری مهم است. سطح بهینه‌ای برای موجودی پایان سال و ابتدای سال باید در نظر گرفته شود.
۳-۱-بودجه خرید:
بودجه خرید گام اول نوشتن بودجه فروش است، که بر اساس نوع کالایی خریداری‌شده اهداف فروش تعیین می‌گردد، از طرفی شرکتهای مثل شرکت کاله، میهن، پگاه که شامل دو بخش تولیدی و توزیعی هستند، شرکت تولیدی و شرکت توزیعی زیرمجموعه دفتر هلدینگ(مادر) می‌باشد.
بیشتر سیاست‌های توزیع و فروش بستگی به سیاست‌های شرکتهای تأمین‌کننده (کارخانه‌ها تولیدی) دارد، که می‌توان به ظرفیت خالی دستگاه‌ها و ظرفیت دریافت شیر و ترکیب سود و زیان شرکت‌ها اشاره کرد.
۴-۱-بهای تمام‌شده کالای فروش رفته :
شامل بهای کالای خریداری‌شده و بهای کالای توزیع‌شده است، از اختلاف این دو می‌توان به سطح سود و زیان رسید. موجودی آخر و اول دوره در این شاخص بسیار تأثیرگذار است.
۵-۱-بودجه هزینه بازاریابی و فروش:
هزینه در این بخش را می‌توان به دو بخش ثابت و متغیر تقسیم نمود، به‌طور مثال در بخش دستمزدها شامل بخش ثابت (حقوق ثابت) و بخش متغیر (پورسانت‌ها) تقسیم‌بندی گردد.
نکته مهم این است، که همه هزینه با افزایش سطح فعالیت به یک‌میزان افزایش پیدا نمی‌کند.
برخی از این هزینه شامل سرفصل(حقوق و دستمزد- کارمزد توزیع – هزینه ضایعات- هزینه تخفیف و اشانتیون- هزینه کالای برگشت‌خورده به انبار- هزینه ارسال و بارگیری و.. )می‌گردد.
۶-۱-بودجه هزینه اداری و پشتیبانی:
این هزینه‌ها می‌تواند در دو قالب شامل بخش ثابت(تعهد داده‌شده مثل هزینه بهره مالی- و غیر تعهد داده‌شده مثل هزینه آموزش) و هزینه متغیر شامل(هزینه ملزومات اداری- خدمات- برق و آب و… ) تقسیم‌بندی کرد.
۷-۱-بودجه سایر اقلام عملیاتی و غیرعملیاتی:
در برخی از موارد که هزینه و درآمدهای به‌غیراز عملیات اصلی(فروش) حاصل می‌شود، که به آن هزینه و درآمدهای غیرعملیاتی گفته می‌شود.
که می‌توان به فروش دارایی‌ها، سود سهام، سپرده‌گذاری بانکی، سود اوراق مشارکت، سود جریان وجوه نقد، درآمد فروش از اقلام راکد و ضایعاتی اشاره کرد.
درصورتی‌که درآمدها و هزینه‌ها ازنظر ریالی بالا باشد، باید در بودجه به‌عنوان ردیف هزینه و درآمد غیرعملیاتی ذکر گردد. این درآمد و هزینه ارتباطی با عملیات اصلی شرکت که شامل فروش است ندارد.
۸-۱-سود خالص بودجه قبل و بعد از مالیات:
بخش بودجه مالی در بخش دوم ارائه می‌گردد.
بعد از طی کردن مراحل بالا و نوشتن بودن‌ها در پایان باید سود قبل از مالیات و بعد از مالیات هم پیش‌بینی کرد و مبنای سود واقعی مشخص شود.
پادکست-نکات مهم در تدوین بودجه نویسی شعبات فروش و پخش کالا
تصمیم‌گیری- استراتژی- مدیریت منابع
مشاوره و آموزش تخصصی در شرکتهای پخش و توزیع مواد غذایی
درخواست آنلاین مشاوره و آموزش
ایمیل : info@kehsavarzfazl.com
عضویت در کانال تلگرام
لینک کوتاه شده مطلب: https://goo.gl/yLGgn3
