جلسات سازمانی چیست؟
در سازمان‌های فروش و پخش، برای کنترل دائم برنامه‌ها، اهمیت انتقال درست نتایج با استفاده از شاخص‌های عملیاتی و کلیدی بسیار مهم است.
هرچقدر بتوانیم اثربخشی جلسات را بالا ببریم این برنامه‌ها باکیفیت بهتری اجرا می‌شوند.
یکی از ترس‌ها و فوبیای مدیر و سرپرست فروش، برگزاری جلسات ارائه بازخورد عملکرد در تیم فروش است، زیرا این جلسات معمولا مملو از ابهام و مستعد تنش بین اعضا و ایجاد دلخوری های بعدی در ارتباطات سازمانی بین مدیران و تیم فروش می باشد.
یکی از نمونه‌های آن در سازمان‌های پخش و توزیع مواد غذایی، جلسات مجمع مالی پایان سال و یا جلسات بررسی فصلی عملکرد تیم فروش است که با حضور مدیران و معاونین سازمان تشکیل می شود.
گاها به دلیل عدم مهارتهای جلسه گردانی اعضا، جلسات بازخورد عملکرد تیم فروش وارد فضای تنش و ناراحتی و متهم کردن همدیگر به کسب نتایج نامناسب می‌گردد.
اعضا به‌جای تمرکز بر روی حل مسئله به اصرار روی مواضع خود پافشاری پیدا می کنند.
درنهایت ممکن است جلسه توسط نیروی قهری یک مقام ارشدتر ختم شود، ولی عوارض روحی آن تا مدت‌ها در میان تیم فروش باقی می‌ماند.
اگر بخواهیم یک تعریف علمی از جلسه داشته باشیم، می‌توان آن را این‌گونه تعریف کرد.
جلسه را مي‌توان گردهمايي دو نفر يا بيشتر از كساني تعريف كرد كه داراي هدف‌های مشترك هستند و ارتباطات (شفاهي و يا كتبي) را وسيله اصلي نيل به اين اهداف قرار مي‌دهند. (هينز: 1372) به عبارت دیگر جلسه، گروهي از افراد واحدهاي مختلف سازمان است كه براي انجام وظايف سازماني مشخص به‌طور موقت يا دائم دورهم جمع مي‌شوند. (VENTERS FELICIA: 2001)
انواع جلسات
جلسات به‌طورکلی به دودسته جلسات ساختاریافته و جلسات ساختار نیافته تقسیم بندی می‌شود.
شش ویژگی جلسات ساختاریافته
۱- موضوع جلسه مشخص است و از قبل به اعضای مرتبط ابلاغ شده است.
۲– اعضای جلسه داری نقش‌های تعریف شده هستند و نفرات آن‌هم با موضوع سرکار دارند.
۳- دبیر جلسه و رئیس جلسه مشخص است و جلسه دارای پیش نویس و مصوباتی است که یا باید ابلاغ یا باید اجرا گردد.
۴- هدف از برگزاری این جلسات بیشتر تبادل اطلاعات بین اعضا در تیم فروش برای گرفتن تصمیم مهمی در سازمان هست.
۵– بهتر است که مکان و زمان جلسه از قبل تعیین‌شده است.
۶-سبک نتیجه گرایی در این جلسات بیشتر دیده می‌شود و اتلاف وقت و زمان نیز به تبع در آن کمتر دیده می‌شود.
چهار ویژگی جلسات ساختار نیافته
۱- جلسات ساختار نیافته جلساتی هستند که به علت کمبود زمان و حیاتی بودنش به دلیل مباحث مالی و اجرایی برای تصمیم‌گیری بدون دستور جلسه برگزار می‌گردد.
۲ – معمولاً مکان و یا زمان خاصی ندارد به طور مثال تصمیم‌گیری در خصوص ارائه جایزه خرید بر روی کالا که در چه روزی از هفته انجام گیرد یا تصمیم به تولید بیشتر از یک محصول به دلیل تقاضای پیش‌بینی‌نشده .
۳ – این جلسات معمولاً به دلیل اجرایی نشدن حداقل استانداردهای جلسات اثربخش، از خروجی بالایی برخوردار نیست زیرا امکان دارد که ترکیب اعضا و نقش اعضا در تیم فروش مشخص نباشد.
۴ – معمولاً بعد از تبادل اطلاعات، مسئولیت تصمیم‌گیری را ارشدترین عضو جلسه به عهده می‌گیرد.
گاها علیرغم میل باطنی مجبور می‌شویم در این جلسات شرکت کنیم و به تبادل اطلاعات بپردازیم، اما برای اثربخشی جلسات سازمانی در شرکتهای پخش مواد غذایی و مدیریت هوشمندانه جلسات، لازم است، تا جای که امکان دارد، استانداردهای جلسات اثربخش را رعایت کنیم تا بتوانیم علاوه بر ایجاد فضای گفتمان سودمند، بین اعضا به هدف مشخصی با شاخص مشخصی در زمان مشخصی برسیم.
ویژگی جلسات اثربخش سازمانی در شرکتهای پخش مواد غذایی
[su_box title=”ویژگی ها” style=”glass” box_color=”#4fea7e” title_color=”black”]
۱- دارای هدف مشخص با شاخص‌های کمی یا کیفی قابل اندازه‌گیری است.
۲- نقش افراد و انتظارات شفاف تعریف می‌گردد مثلاً اگر جلسه کمبود شیر خام در شرکت برگزارشده است و از مدیر کیفیت دعوت به‌عمل‌آمده که شرکت نماید بهتر است انتظارمان را از او روشن و شفاف مشخص کنیم، که روی کدام بخش از موضوع جلسه نظر کارشناسی بدهد
۳- در ابتدا جلسات به اهمیت تعامل و گفتگوی سازنده بین اعضا اشاره گردد یکی از اهداف فرعی جلسه می‌تواند افزایش نرخ مشارکت و ارتباط صریح و صحیحی بین اعضا جلسه در تیم فروش باشد.
۴- زمان‌بندی جلسه مطابق دستور جلسه رعایت شود.
۵- اعضا بر مصوبات جلسات و مشخص کردن تکالیف جلسه و تعیین نقش ناظر بر اجرای مصوبات توافق داشته باشند
۶-تمرکز بر بهبود و اثربخشی نتایج با شناخت نیازها و شناسایی راهکارهای مناسب باشد.[/su_box]
چرا باید جلسات اثربخش سازمانی برگزار کنیم؟
- افزایش نرخ تبادل اطلاعات.
- افزایش نرخ مشارکت و همدلی فعالانه در تیم فروش.
- ایجاد فضای تعامل در هدایت تیم و تقویت کاریزمای شخصیت مدیر و سرپرست فروش.
- افزایش کار گروهی و تشویق رفتارهای مثبت و افزایش حس عزت‌نفس و اعتماد به نفس در تیم فروش.
- افزایش یادگیری گروهی و رویکرد حل مسئله در جلسات تیم فروش.
جلسات بازخورد عملکرد در تیم فروش شرکتهای پخش مواد غذایی
یکی از مهم‌ترین و پرتکرارترین جلسات فروش، برگزاری جلسات ارائه بازخورد مدیر و یا سرپرست فروش در خصوص عملکرد تیم فروش است.
[su_note note_color=”#81f756″]معمولاً سبک این جلسات چالشی است زیرا به دلیل عدم تناسب نقش‌ها و توازن بین آن‌ها تمایل زیادی به فضای گفتگوی‌های دشوار دارد از یک طرف مدیر فروش خود را مختار بازخواست اعضاء می‌داند و از طرفی به علت سنگینی وزن نقش او احتمال ایجاد گفتگوی‌های یک‌طرفه وجود دارد [/su_note]
نکات مهم اجرای جلسات ارائه بازخورد به تیم فروش توسط یک مدیر فروش یا سرپرست فروش
۱- حواسمان باشد نتیجه جلسه بازخورد، اصلاح رویه یا عملکرداست نه افزایش تعارض و چانه‌زنی بر سر مواضع.
۲- با توجه به سنگین بودن وزن مدیر فروش و سرپرست فروش در جلسات با تیم‌های فروش امکان دارد گفتگوی والدانه (باید ونبایدها) و گفتگوی کودکانه بین مدیر فروش و اعضا شکل بگیرد ( مطالعه کتاب اریک برن به نام بازی‌ها در این زمینه بسیار مفید است).
۳- نتیجه این بازخوردها بستگی زیادی به نحوه مشارکت فعالانه، شنیدن فعالانه و گفتگوهای سودمند بین تیم فروش دارد.
۴- حتماً به نظرات مخالف هم توجه داشته باشید، سعی کنید به‌جای مقابله و تحکم از زاویه دید آن‌ها به مسئله نگاه کنید.
۵- حتماً فرصتی برای پیگیری بازخوردها به اعضا بدهید، که علاوه بر ایجاد حس اعتماد و عزت‌نفس به‌عنوان نقش‌های مؤثر در گروه هم بتواند وظیفه خود را انجام دهند.
۶- به سبک و نحوه بازخورد اصلاحی توجه داشته باشید و شخصیت فرد را هدف حمله قرار ندهید. به نوع شخصیت افراد در زمان دادن بازخورد، توجه داشته باشیم به طور مثال برخی شخصیت عاطفی و احساسی دارند و برخی شخصیت صریح و قاطع و..
7- بیشترین احتمال اثرگذاری بازخورد بر یادگیری، رشد،در تغییر مواردی است که کمترین تهدید را برای حس عزت نفس دریافت‌کننده داشته باشد.
8- سعی کنید که جلسات بازخورد اصلاحی را با کمترین فاصله پس از مشاهده رفتار موردنظر ارائه دهید.
9- داشتن صبر و حوصله در تغییر رفتار، بعد از جلسات بازخورد باهدف تغییر برخی از رفتارها نه تغییرات کامل شخصیتی می‌تواند کاریزمای شمارا در نزد تیم فروش افزایش دهد.
۱0- مدیریت احساسات و انتخاب برخورد صحیح و هوشمندانه با افراد بدقلق و معترض را یاد بگیرید.
۱۱ -تمایل به سبک نتیجه گرا بودن گفتگوها، حول محور مسئله به‌عنوان سبک تعامل و گفتگو بین اعضای جلسه مفید خواهد بود.
۱۲–مشخص کردن نقش و وظایف و ابلاغ آن‌ها قبل از جلسه باعث پیگیری و مشارکت همه اعضای جلسه خواهد شد.
۱۳- به مکان و زمان برگزاری جلسه توجه ویژه داشته باشید
۱۴- مراقب گفتگوی اعضاء جلسات باشید تا وارد فضای گفتگوهای دشوار و گفتگوهای دونفره نشود؛ وارد شدن به این فضا منجر به بدگویی و برچسب زدن و یا شروع دعواهای قبلی می شود.
لینک کوتاه شده مطلب :https://goo.gl/4bkh87
مطالعه مقاله: مدیریت اثربخش جلسات- صمد عالی
مشاوره و آموزش تخصصی مدیران و سرپرستان فروش
ایمیل : info@kehsavarzfazl.com
تلگرام : keshavarzfazl@
