تله افراد باهوش، همینطور که از اسمش پیدا است، افراد در انجام کارها از ترس اینکه فرد مذکور به دلیل عدم مهارت، تسلط ، هوش و یا ذکاوت پایین تر نتواند از عهده کار های واگذار شده برآید، کارها را شخصاً خود انجام داده و سپردن کارها به دیگران سخت واهمه دارد .
این افراد به دلیل گیر افتادن در تله افراد باهوش ، دائما در زیر کارهای فوری بمباران می شوند، و علاوه بر افزایش خستگی روحی و جسمی، در طول زمان هم به شدت عصبی مزاج شده و کارایی خود را در انجام درست و اثر بخش کارها از دست می‌دهند.
سرپرستان فروش در سازمان‌های فروش جزء مستعدترین افراد برای این تله هستند، چراکه رابط بین مدیر پشت میز نشین و افراد مجری هستند و از طرفی هم کمی نسبت به پایین دستی خود مهارت دارند وهمچنین دائم نگران هستند که جایگاهشان بین افراد تنزل نکند و دائم تحت استرس برای پاسخگویی به نتایج فروش.
از طرفی به دلیل موقعیت و پست سازمانی، فعالیت‌های مختلفی را بر عهده می‌گیرند، از گزارش دهی تا آمار و کنترل و نظارت و پیگیری فروش، وصول مانده بدهی شرکت در بازار و تر و خشک کردن فروشندگان و موزعین و گاها مدیر، که دائما غُرر می زند .
هی دنباله بها نه ایست، که به مسئله‌ای کوچک و غیر مهم گیر بدهد.
تله افراد باهوش می‌تواند دام بزرگی برای افراد پر مشغله باشد، مخصوصاً اینکه کارهایشان از نوع فعالیت‌های اجرایی هم باشد.
اما برای رهایی از این تله باید هنر تفویض اختیار را به خوبی یاد گرفت. مهارت کلیدی که می‌تواند در جعبه ابزار سرپرستان بسیار کارایی داشته باشد.
و اما هنر تفویض اختیار خیلی مهم است، زیرا که فرد تفویض کننده و فرد تفویض گیرنده باید حداقل شناختی از سطح انتظارت هم داشته باشند و از استاندارهای کاری و رفتاری هم خبر داشته باشند.
داستان کوتاه :
حمید که سرپرست لاین مواد شوینده و دارویی شرکت محدثین آگاه بود، داری 9پرسنل فروش اعم از 2 کارشناس فروش و 7 فروشنده بود، مدیر مجموعه سال‌های زیادی بود که حمید رامی شناخت و از صداقت و پشتکارش در نزد همه تعریف می‌کرد. در سال جدید مدیر مجموعه تصمیم گرفت یک لاین مواد غذایی و سوپرمارکتی هم به مجموعه خودش اضافه نماید.
در اردیبهشت ماه سال جدید بود که شرکت لاین جدید را راه اندازی کرد، این مسئله حمید را دچار نگرانی کرده بود، زیرا مدیر ظاهراً قصدداشت سرپرستی این لاین را هم به حمید بدهد، زیرا هنوز فرد مناسبی را برای این لاین پیدا نکرده بود، اما چند کارشناس فروش جهت راه اندازی و کمک به فروش در اختیار حمید قرار داد.
حمید که فرد منضبطی بود، هر روز صبح‌ها زودتر از همه وارد شرکت می‌شد و دیرتر از همه می‌رفت حال با اضافه شدن این لاین فروش مجبور بود، باز هم این ساعت را زودتر و دیرتر شرکت را ترک کند.
از زمانی که لاین دارویی هم اضافه شده بود حقوقش مبلغی کمی تغییر کرده بود، قرار بود در صورت رشد حتماً در خصوص افزایش حقوق مدیرعامل به عهد خود وفا کند، که ظاهراً علیرغم رسیدن به رشد خوبی در سال جدید این مسئله فراموش شده بود.
حمید هم که چند بار خواسته بود در این خصوص صحبت کند، فرصتی مناسبی که حال مدیر عامل خوب باشد پیدا نکرد و مترصد بود که در اسرع وقت این قضیه را مطرح کند، قبل از اینکه خیلی دیر شود.
امروز صبح زودتر از خواب بلند شد و به شرکت رفت برای دیدن موزعین شرکت، که محصولات را به شهرستان ها می‌برند و می‌خواست هم آنها را از نزدیک ببیند و هم اوضاع ناوگان‌ها را چک کند.
بعد از وارسی ناوگان و خوش بش کردن با موزعین و رانندگان که تقریباً دو صفحه در موردمسائل و مشکلات یک ماه گذشته یاداشت برداری کرده بود،و شنیدن گله مندی راننده و موزعین از اضافه بار زدن توسط فروشندگان یا کاهش تاریخ محصولات تحویلی به مشترییا افزایش دوره وصول مطالبات شرکت در بازار، گرفته تا درخواست‌های مرخصی ماهیانه برخی از رانندگان که الان چندماه بود که پاسخی به آنها داده نشده بود.
بعد باید انبارهای را بازدید می‌کرد، که وضعیت محصولاتی که دیروز تخلیه شده بو،د را کنترل و گزارشی ارز وضعیت محصولات برگشتی از بازار را به مدیر عامل می‌داد، در ضمن مدیر عامل در تماس تلفنی دیشب از او خواسته بود مسئله کسری انبار را راسا خودش کنترل و گزارش نماید.
تقریباً ساعت 10 صبح شده بود و ضعف شدیدی او را گرفته بود، به سمت آبدار خانه رفت که کمی نان و چای بخورد، متاسفانه امروز آبدارچی مرخصی بود، امروز قرار نبود سرویسی به پرسنل داده شود. کمی از نان‌های خشک مانده و بیات شده دیروز را برداشت و کمی خیس کردکه قابل خوردن شود و به سوی دفتر کارش حرکت کرد
تلفن خودرا که چک کرد دی،د از دیشب آن را روی سایلنت گذاشته تا زنگ آن خانواده را اذیت نکند، یادش رفته بود که صبح به حالت عادی تنظیمش کند. تقریباً 53 تماس نا موفق داشت ، که از مشتریان عمده فروش، حسابدار شرکت، کارشناسان فروش، فروشنده‌ها و مدیرعامل با او تماس گرفته بوند و موفق به صحبت نشده بودند .
ساعت 15 بود که بعد از اتمام جلسه وصول مطالبات از دفتر شرکت بیرون آمد، در ضمن نهار هم که نخورده بود چون مدیر عامل عادت داشت، نهار خود را در منزل بخورد و جلسه که امروز طولانی شده بود، توان و انرژی حمید رابه شدت کم کرده بود.
احساس سرگیجه و ضعف بر او مستولی گردید، به محض وارد شدن به اتاق چند حبه قند و کمی آب برداشت و به هم زد و سر کشید تا کمی حالش بهتر شود.
راستی امروز یکم ماه است و باید پورسانت کارشناسان و فروشنده را از سیستم فروش بگیرد و پاداش فروش و جریمه برگشت محصول را از آنها کم کند و به مدیر عامل فرم ها را تحویل بدهد، برای تأیید نهایی و بعد به واحد اداری و مالی جهت پرداخت حقوق پرسنل فروش فرم ها داده شود.
تازه یادش آمد، که فردا مدیرعامل به مدت 10 روز در شرکت نیست و قرار است یک مسافرت خارجی برود. هر طور شده باید تا ساعت 18 گزارشات را آماده می کرد و تحویل دفتر مدیر عامل می‌داد، که امضا نماید.
وقتی که سرش را از روی میز بلند کرد و برگه‌ها را چک کرد ساعت 23 شب بود، همه رفته بودند و او تنها در شرکت بود با مش حسنی که نگهبان شرکت بود و او هم ظاهرا چراغ اتاقش خاموش بود. توان حرکت و از جا بلند شدن هم نداشت و همین طور روی میز خوابش برد.
و ادامه ماجرا را خودتان حدس بزنید.
پدیده عدم تفویض اختیاردر سازمان‌های فروش به شدت مشهود است، بخصوص در میان سر پرستان فروش، که این مسئله در دراز مدت فرسودگی سرپرستان را همراه دارد.
اما به همان اندازه که تفویض اختیار درست می‌تواند ره گشا باشد، تفویض اختیار غیر حرفه‌ای هم خطرناک و مهلک است، هم برای سرپرست و هم برای سازمان، بخصوص اگر سازمان دارای چارت سازمانی درستی نباشد.
برخی از رفتارهای که می‌تواند نتایجی مثبتی در تفویض اختیار ایجاد نماید شامل:
- شناخت افراد از همدیگر و استانداردهای رفتاری در محیط کار.
- رعایت سلسه مراتب سازمانی در تفویض اختیار (معمولاً تفویض اختیار از رده بالاتر به رده پایین‌تر انجام می‌شود). در رده‌های هم سطح سازمانی بیشتر جنبه همکاری دارد تا جنبه قبول مسئولیت دارد.
- در هنگام تفویض اختیار به صورت شفاف مسائل و خواسته و انتظارات و نتایج را مشخص نماید، که هی نخواهید در حین کار دخالت کنید، چرا که این موضوع می‌تواند موجب دلسردی و کاهش سطح اعتماد افراد به همدیگر گردد. (این کار با کنترل و نظارت متفاوت است).
- برای مطلع شدن از روند کار در فواصل منظم جلسه‌های کوتاه برگزار کنید.
- حتماً مزایای رفتاری و عملکردی و مادی برای فردی که تفویض اختیار به آن شده در نظر بگیرد.
- در زمان تصمیم گیری در خصوص مسئله‌ای که در حوزه فردتفویض شده است، از مشورت او در تصمیم گیری کمک بگیرد و او را در جریان کار قرار دهید.
- او را به یاد گرفتن مهارت‌های که می‌تواند در تفویض اختیار کمک نماید، که به نتایج بهتری برسد راهنمایی و تشویق کنید، مثل یادگیری برنامه‌های کاربردی در کامپیوتر، مهارت‌های برنامه ریزی و مهارت‌های ارتباطی و مذاکره .
- بحث تفویض اختیار یک مسئله یادگرفتنی است، در طول زمان به میزان اعتمادی که طرفین برای همدیگر ایجاد می‌کنند، می‌تواند رشد کند و یا از بین برود.
- در تفویض اختیار همیشه سوء تفاهم است، لذا صبور باشید و در فرصت‌های مناسبی که بیشتر فضا دوستانه است این مسئله را حل کنید.
- سعی کنید در حضور جمع از افراد که کار خود را به خوبی به اتمام رسانیده‌اند، تشکر نماید و از تشر زدن و کنایه صحبت کردن در حضور جمع با فرد مذکور بپرهیزید.
لینک کوتاه شده مطلب : https://goo.gl/ts33TD
