مدیریت در روزهای آخر سال در سازمان های فروش کمتر از مدیریت سربازان در جنگ های چریکی نیست.
سازمان های فروش در روزهای آخر سال پر از تب و تاب است. برنامه های هماهنگی جهت فروش در روزهای آخر که معمولا حجم بالایی از فروش اتفاق می افتد و از طرفی وصول مطالبات، نکته مهمی است که در راس امور در اسفندماه اتفاق می افتد. همین دو موضوع بستر تعارضات و سوء تفاهمات را شکل می دهد.
سرپرستان فروش در سازمان های فروش حد اعلای مهارت های کلامی و ارتباطی خود را به منزله ظهور میرسانند. البته بیشترین اعصاب خردکنی یک سرپرست فروش هم در این روزها اتفاق می افتد.
حمید، سرپرست فروش ما در این روزها در تب و تاب هماهنگی فروش و برنامه ریزی های فروشندگان و پیمانکار بود. این روزهای آخر سال که حجم فروش بالا بود، کمبود محصولات و ناقص بودن سبد عرضه محصول بسیار اعصاب خرد کن شده بود. شرکت های رقیب در بازار جولان می دادند، از طرفی بدهکاری برخی از پیمانکاران که خارج از سقف تضامین بود باعث شده بود که واحد مالی جلوی فروش محصول هم بگیرد. ویزیتورها هم یکی یکی، در حال تحویل دادن برگه های تقاضای خود بودند، و جالب اینکه اکثر تقاضای چند روز مرخصی داشتند و از طرفی به دلیل محدودیت نیروی فروش متاسفانه این مسئله پیچیده شده بود.
مدیر فروش هم دائم در حال قدم زدن و پیگیری مسائل مربوط به تامین محصول و تدارکات آخر سال بود. از چهر اش می شد به خوب خستگی و استرس ناشی از فشار کار را متوجه شد.
انگار این چند روز آخر سال، قیامت شده بود و انگار همه فراموش کرده بودند فروش بخش مهم و قلب سازمان است. همه به دنبال فتق و رتق امور خود بودند و حمید تنها مانده بود و حوضش. کلافگی از چهره حمید می بارید، هی با خودش زمزمه می کرد که باید آرامش خودم را حفظ کنم و سعی کنم مسائل را به خوبی مدیریت کنم.
حمید برای لحظه ای رو ی یکی از نیمکت های حیاط نشست و به فکر فرو رفت.
این همه بدبختی و مشکلات فرو را من باید یک تنه تحمل کنم و هیچکدام از واحد ها حاضر به همکاری نسیتند.
کمی دلش گرفت و به حال خودش کمی دلسوزی کرد که چرا نتواسته کار بهتری پیدا کند. در این روزهای آخر سال که دوستانش به فکر برنامه ریزی سفرهای خارجی و آماده شدن برای سپری کردن روزها ی خوش هستند، حمید خیلی آشفته حال بود.
این مسائل در سازمان های فروش همیشه به همراه اعصاب خرد کنی بود و گاهی با رنجش همکاران از هم خاتمه می باید. اما آنچه مهم است توانایی هندل کردن مسائل سخت وطلاقت فرسا است ، لذا چند راهکار برای طی کردن این روز های سمگهین را پیشنهاد می کنم:
- مکتوب نمودن، کارها، وظایف در روزهای اول اسفندماه و گرفتن توافق و همکاری با واحد های دیگر.
- بررسی شرایط کاری در روزهای ایام نوروز و شیفت بندی پرسنل و مکتوب کردن در جدولی که برای همه قابل رویت باشد و از طرفی نیروهای جایگزین هم مشخص شده باشد.
- جهت تشویق پرسنلی که درروزهای تعطیل اول سال حاضر به انجام همکاری هستند، مبلغی را به عنوان پاداش و هدیه برای آنها در نظر بگیرید.
- به تمام پیمانکاران فروش اعلام نمایید که مسائل مالی خود را 15 ام ماه به نحوی مدیریت نمایند که مشکل اعتبارات(مانده مطالبات) در انتهای ماه ایجاد نگردد، اسفندماه طبق عرف بازار بهترین زمان جهت تسویه حساب و بستن حساب های باز می باشد.
- پیگیری مسائل مالی از اهمیت ویژه ای برخوردار می باشد، لذا مدیریت تیم مالی در روز های آخر در خصوص وصول مطالبات بسیار حساس است.
- نحوه پیگیری وصول مطالبات می تواند در روند آینده کاری بسیار تاثیر گذار باشد. که می توان به سازمان ها و تعاونی مصرف، مراکز خاص، ادارات دولتی اشاره کرد.
- همانطور که مرسوم و عرف بازار است، توزیع اقلام تبلیغاتی در روزهای آخر سال در میان مشتریان از اهمیت بالای برخوردار است، هرگونه اخلال و یا بی برنامگی باعث آسیب به برند سازمان و دلخوری مشتریان می شود. طبقه بندی مشتریان بر اساس گرید ها و سهمیه بندی کالای های تبلیغاتی نیز بسیار مهم است.
- حفظ آرامشو هماهنگی با مدیران بالادستی و همکاری و هماهنگی لازم صورت پذیرد، البته در این روزهای تنش زا امکان گرفتن تصمیم های هیجانی وجود دارد، که با کمی تامل می تواند تبدیل به تصمیمات منطقی شود.
- رصد بازار، در این روزها بسیار حیاتی است، زیرا بازار مملو از خبر های مهم می باشد. از رصد رقبا گرفته تا نحوه رفتار مشتریان و هیچنین مشاهده رفتار مصرف کننده که می تواند الگویی برای تحلیل بازار باشد.
- تهیه گزارشات آخر سال، که شامل وضیعت درصد انحرافات فروش، میزان مطالبات سررسید نشده و میزان سوخت پول و مشتریان از دست رفته و سایر گزارشات سیستم که میتواند به عنوان یک گزارش عملکرد قابل قبول و چشم اندازی برای اهداف در سال جدید برای مدیرسازمان باشد.
لینک کوتاه شده مطلب: https://goo.gl/98U62u
مشاوره و آموزش تخصصی منابع انسانی در شرکتهای پخش و توزیع مواد غذایی
ایمیل : info@kehsavarzfazl.com
